Encore appelé réunion d’information, le briefing est une pratique de management de plus en plus utilisée dans les entreprises. C’est un outil qui permet de mieux communiquer les informations aux collaborateurs et de les impliquer davantage dans la vie de l’entreprise. Lorsque les employés se sentent intégrés dans le fonctionnement de la société, ils sont plus réactifs et productifs.
Présenter un contenu pertinent
Rien n’est plus désagréable que d’avoir un contenu de briefing faible ou encore qui ne présente pas des informations pertinentes. Il ne sert à rien de présenter un briefing vide, car cela est une perte de temps pour vous et vos collaborateurs qui risquent de ne pas vous trouver sérieux. Il est donc utile de choisir les bonnes informations à communiquer lors du briefing. Vous pouvez anticiper les questions, regrouper les informations qui vous semblent utiles c’est-à-dire qui peuvent vous aider à améliorer votre briefing ou à renforcer les informations déjà présentes. Un bon briefing doit être synthétisé, clair, opérationnel. Ce qui veut dire que vous devez apporter à votre équipe les informations nécessaires pour de meilleures recommandations.
Le briefing doit être comme un rituel
Un bon briefing doit faire l’objet d’une observation sur différents points. Si le manager de l’entreprise décide de faire le briefing de façon hebdomadaire, il doit adopter cela comme une coutume et maintenir le même rythme. Il ne peut pas décider de la faire une fois en une semaine et une autre semaine deux fois. Pour un meilleur suivi, la majorité des managers préfèrent faire le briefing chaque jour. Dans tous les cas, c’est au manager de décider la fréquence selon les enjeux, le contexte et les membres de l’équipe. Le briefing peut se dérouler n’importe quand, mais à une heure précise afin que le travailleur puisse aménager son emploi du temps et se sente à l’aise dans l’environnement choisi. Il est déconseillé d’organiser le briefing en salle de réunion. Il vaut mieux le faire dans un endroit retiré, mais à proximité du lieu du travail.
Le briefing doit être structuré de manière cohérente
Le briefing doit être bien structuré. Par exemple, le manager peut faire le briefing en trois parties (introduction, corps du devoir et conclusion). Dans l’intro, il faut commencer par présenter le but de la rencontre, parler des différents sujets qui seront abordés, des objectifs et des attentes du manager. Dans la deuxième partie, vous pouvez parler du travail accompli et de celui à venir, des conditions de travail, des formations, des relations avec les partenaires, des clients et des fournisseurs. Dans la conclusion, vous pouvez faire un petit résumé de tout ce dont vous avez parlé dans la deuxième partie et faire des recommandations pour la suite des activités.
Vous devez veiller à ce que le briefing soit court au risque que les collaborateurs s’ennuient au bout de quelques minutes. Un briefing bien rédigé doit prendre en moyenne 15 minutes maximum 30. Vous devez donc aller à l’essentiel sans perdre vos précieuses minutes.