La réunion de briefing est un outil efficace dans une entreprise

Il s’agit d’un moyen de communication directe avec tous les collaborateurs. Elle doit être informative, courte, pertinente et périodique. Et pour qu’elle soit efficace, l’échange doit être de mise. Le briefing permet donc d’impliquer l’équipe pour une meilleure augmentation du niveau de performance de l’entreprise.

Caractéristiques d’une réunion de briefing

Le briefing est une pratique de management qui permet de communiquer très rapidement des informations. Alors, il se fera pendant une courte durée sinon il deviendra une réunion classique. La présentation sera d’une durée de 30 min au maximum.  Pour que votre briefing en entreprise soit un véritable succès, son contenu doit être pertinent et sa structure plus cohérente. Un bon briefing doit être périodique et s’apparente à un rituel. Donc, il est important de l’organiser à la même heure et au même endroit. Étant un outil de communication, vous devez être ouvert et avoir l’esprit d’écoute. Et n’oubliez pas de designer une personne pour prendre les notes importantes évoquées, car ceux-ci qui pourront vous servir lors des prochains briefings.

Méthodes pratiques pour mener une bonne réunion

Vous devez bien préparer. Pour cela, il faut bien rassembler les données importantes et anticiper les questions. La fréquence de votre réunion doit être le plus souvent possible par exemple, chaque semaine. Mais en cas de communication exceptionnelle, vous pouvez provoquer une mini réunion entre deux briefings prévus. Il est préférable qu’elle se déroule à un espace proche du lieu de travail afin que vos collaborateurs soient concentrés et à l’aise. Au moment de l’information, il faut éviter de s’attarder sur des détails. Et pour faciliter l’échange, le nombre de participants ne doit pas dépasser d’une dizaine. Si les membres de votre équipe sont nombreux, vous devez tenir plusieurs briefings par projet, par service, et autres selon les sujets abordés et les enjeux. Pendant la séance, invitez tous les membres de l’équipe à participer, de faire des feedbacks et d’exposer ses difficultés. À la fin du briefing, exprimez des mots d’encouragement pour booster la motivation de vos collaborateurs.

Intérêts des réunions de briefing

Le briefing périodique est un outil de management qui vise à vous rapprocher de vos collaborateurs. Il est donc très indispensable pour les activités de manager. En effet, un briefing permet de :

  • Transmettre une information en ayant le feedback de l’équipe dans l’immédiat
  • Recueillir des idées et suggestions de la part des collaborateurs
  • Impliquer tous les collaborateurs dans la réussite collective et pour pousser leur sentiment d’appartenance
  • Anticiper les éventuels problèmes ou discuter ensemble des solutions rapides
  • Anticiper les rumeurs qui circulent
  • Informer chacun par rapport au rôle des autres membres
  • Rappeler les principaux rôles de chacun pour l’atteinte des objectifs collectifs
  • Faciliter la coordination de l’équipe
  • Renforcer votre image de leader